Neue Kommentar-Funktionen in den Office Desktop-Anwendungen

E-Mail-Benachrichtigungen für Kommentare und @mentions in Word, PowerPoint und Excel

Microsoft hat am 19.12.2019 ein neues Feature für die Desktop-Anwendungen Word, PowerPoint und Excel angekündigt In Zukunft werden bei Kommentaren in Dokumenten automatisch Benachrichtigungen über E-Mail an die Kollegen versendet, die „@mentions“ im Dokument informiert werden.

Rollout-Zeitplan:

  1. Microsoft wird die neue Funktion schrittweise Mitte Januar 2020 ausrollen.
  2. Der Rollout wird laut Microsoft bis Ende Februar 2020 in allen Regionen abgeschlossen sein.

Was müssen Kunden beachten ?

Derzeit erhalten Benutzer in einem Unternehmen möglicherweise eine E-Mail mit einem Link zu einem Kommentar in einem Dokument, was gemeinsam bearbeitet wird.

Dies geschieht, wenn ein anderer Benutzer in diesem Dokument etwas kommentiert. Durch die Funktion „@mention“ kann der Kommentar einem bestimmten Benutzer zugeordnet werden.

Durch Anklicken des Links öffnet die genannte Person den Dokumentkommentar und tritt in diese Unterhaltung ein.

Wenn ein Benutzer mit diesem Update eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, dass jemand „@mentioned“ hat oder auf seinen Kommentar geantwortet hat, kann die E-Mail nun sowohl den Kommentarbeitrag als auch den umgebenden Dokumentkontext anzeigen, ohne dass er das Dokument geöffnet hat. Darüber hinaus können Benutzer, die die E-Mail erhalten, auf den Kommentar antworten, ohne das Dokument öffnen zu müssen.

New @ mention view

Welche Versionen sind betroffen ?

  • Dieses Update gilt für diese Versionen von Excel: Windows (Version 1911 oder höher), Mac (Version 16.31 oder höher), Mobil und Web.
  • Für Word gilt dieses Update nur für mobile und Webversionen.
  • Für PowerPoint gilt dieses Update nur für die Webversion.

Microsoft wird im laufenden Jahr 2020 zusätzliche Unterstützung für PowerPoint und Word integrieren. Ich werde über diese Updates hier im Blog informieren.

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Einschränkungen bei E-Mail Benachrichtigungen

Manchmal erhalten Benutzer E-Mail-Benachrichtigungen, die nicht den Kommentarbeitrag, den Kontext oder die Möglichkeit zum Antworten von der E-Mail enthalten. Dies kann die nachfolgenden Ursachen haben:

  • Wenn die Datei über Regeln zur Unterstützung der Datenverlustprävention als vertraulich gekennzeichnet ist.
  • Wenn die Datei durch Rechte-Management geschützt ist.
  • Wenn die Person, die den Kommentar verlassen hat, eine Office-Version verwendet, die diese Funktion noch nicht unterstützt.

Was müssen Kunden beachten ?

Diese Funktion ist im Office 365 Tenant standardmäßig Eingeschaltet.

Administratoren können über das SharePoint PowerShell-Cmdlet die Funktion deaktivieren:

  1. Installieren Sie die neueste Version des SharePoint Online Services-Moduls für Windows PowerShell.
  2. Stellen Sie über Connect-SPOService eine Verbindung zu Ihrem Mandanten her.
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  1. Führen Sie das folgende Cmdlet aus: Set-SPOTenant AllowCommentsTextOnEmailEnabled $false
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Weitere Informationen zu den Kommentarfunktionen in den Office-Anwendungen sind hier zu finden.

Microsoft 365 Roadmap-ID: 51538

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